Внедрение ИИ в бизнес: что действительно стоит автоматизировать в первую очередь

Искусственный интеллект постепенно становится обычным рабочим инструментом для бизнеса. Компании используют его для обработки информации, подготовки документов, общения с клиентами, анализа данных и выполнения внутренних задач.

При этом само по себе наличие ChatGPT или другого AI-сервиса еще не означает, что компания внедрила искусственный интеллект в свои процессы.

Сотрудник может открыть ChatGPT, скопировать туда письмо клиента, получить ответ, а затем вручную перенести результат в другую систему. Формально здесь используется искусственный интеллект, но бизнес-процесс практически не изменился.

Настоящее внедрение начинается тогда, когда ИИ становится частью конкретной рабочей цепочки и берет на себя определенную работу.

Где ИИ действительно приносит пользу

В большинстве компаний не нужно пытаться автоматизировать все сразу. Обычно гораздо полезнее найти несколько операций, которые сотрудники регулярно выполняют вручную и которые отнимают много времени.

Это может быть обработка входящих документов, поиск информации в корпоративных файлах, подготовка ответов клиентам, перенос данных между системами, проверка информации или подготовка результата для сотрудника.

Например, менеджер получает от клиента запрос на товар или услугу. Ему необходимо разобраться в запросе, найти нужную информацию, проверить наличие или условия, подготовить ответ и занести данные в рабочую систему.

Часть этой работы вполне может выполнять AI.

Система получает запрос, анализирует его содержание, находит необходимые данные, формирует результат и передает его сотруднику на проверку. Менеджер уже работает не с исходным массивом информации, а с подготовленным результатом.

Именно такие сценарии обычно имеют гораздо больше практического смысла, чем простой корпоративный чат с искусственным интеллектом.

Документы являются одним из самых понятных сценариев

Во многих компаниях сотрудники ежедневно работают с договорами, счетами, заявками, коммерческими предложениями, накладными и другими документами.

Проблема заключается не только в том, что эти документы нужно прочитать. Из них необходимо извлечь конкретные данные, проверить их, сравнить с другой информацией и иногда перенести результат в учетную систему.

Часть этих действий можно автоматизировать с помощью AI.

Например, сотрудник загружает счет поставщика. Система распознает документ, определяет необходимые поля, извлекает данные и проверяет их по заданным правилам. После этого результат может быть передан сотруднику для подтверждения или отправлен дальше по установленному процессу.

Подробнее о таких сценариях можно посмотреть на странице AI для автоматизации работы с документами.

При этом полностью отдавать критически важные решения искусственному интеллекту необязательно. Во многих процессах гораздо разумнее оставить за человеком финальное подтверждение.

ИИ может работать не только с текстом

Представление об AI часто ограничивается генерацией текста. На практике бизнесу гораздо интереснее другое применение.

Искусственный интеллект может анализировать информацию, находить нужные данные, классифицировать обращения, сопоставлять документы, принимать решение по заранее заданным правилам и запускать следующие действия.

Получается уже не просто чат, а рабочий процесс.

Например, сотрудник отправляет системе запрос. AI определяет его тип, находит необходимые сведения во внутренних источниках, формирует результат и передает его дальше.

В более сложных сценариях AI может взаимодействовать с несколькими системами одновременно.

Именно такой подход мы рассматриваем как AI-агента для бизнеса. Это не просто помощник, которому можно задать вопрос, а система, которая выполняет определенную последовательность действий в рамках конкретного процесса.

Подробнее о таком подходе можно прочитать на странице AI-агенты для бизнеса.

Что делать, если в компании используется 1С

Еще один распространенный сценарий связан с 1С.

Во многих компаниях 1С уже является основой учета, поэтому заменять существующую систему ради внедрения искусственного интеллекта совершенно не обязательно.

Гораздо интереснее добавить AI поверх существующей инфраструктуры.

Например, искусственный интеллект может обрабатывать входящие документы, анализировать данные, помогать сотрудникам работать с информацией или выполнять определенные действия после получения необходимых данных из 1С.

В результате 1С продолжает выполнять свою основную функцию, а AI берет на себя интеллектуальную часть отдельных процессов.

Подробнее этот подход разобран на странице AI + 1С для автоматизации бизнес-процессов.

Отдел продаж тоже имеет много задач для автоматизации

В продажах особенно много повторяющейся работы.

Менеджеру приходится обрабатывать входящие обращения, искать информацию о товарах и услугах, готовить ответы, анализировать переписку, заполнять данные и выполнять множество других операций, которые сами по себе не требуют постоянного участия человека.

Это не означает, что искусственный интеллект должен заменить менеджера.

Гораздо полезнее освободить его от части рутинной работы.

Например, AI может получить обращение клиента, определить его содержание, подготовить необходимую информацию и предложить менеджеру готовый вариант ответа. Сотрудник проверяет результат и продолжает коммуникацию с клиентом.

В другом случае система может подготовить краткую информацию по клиенту перед звонком, чтобы менеджеру не приходилось самостоятельно просматривать несколько источников.

Такие сценарии позволяют использовать AI непосредственно внутри рабочего процесса отдела продаж.

Как понять, что процесс подходит для внедрения ИИ

Не каждый бизнес-процесс имеет смысл автоматизировать.

Если сотрудник выполняет какую-то операцию несколько раз в месяц, разработка отдельного решения может оказаться неоправданной.

Совсем другая ситуация возникает, когда одна и та же работа повторяется ежедневно. Особенно если сотрудникам приходится постоянно читать похожие документы, искать информацию в нескольких системах, переносить данные или готовить однотипные результаты.

В этом случае уже имеет смысл посмотреть, какую часть процесса можно передать AI.

Причем начинать лучше не с вопроса «куда нам внедрить искусственный интеллект?», а с другого вопроса: какую работу сотрудники сейчас регулярно выполняют вручную?

После этого можно разобрать сам процесс и определить, где действительно нужен AI, а где достаточно обычной автоматизации.

Не вся автоматизация требует искусственного интеллекта

Это тоже важный момент.

Если действие всегда происходит по одному и тому же правилу, для него зачастую лучше подходит обычная автоматизация.

Например, если после оплаты заказа нужно автоматически отправить письмо клиенту, для этого не нужен AI.

Но если системе сначала необходимо понять содержание обращения клиента, определить его категорию и выбрать дальнейший сценарий обработки, здесь искусственный интеллект уже может быть полезен.

На практике наиболее эффективные решения часто объединяют оба подхода. Обычная автоматизация отвечает за предсказуемые технические действия, а AI занимается анализом информации и задачами, где требуется определенная гибкость.

С чего начать внедрение ИИ

Необязательно сразу создавать большую AI-платформу.

Хорошей отправной точкой может стать один конкретный процесс, который сейчас отнимает у сотрудников заметное количество времени.

Сначала описывается существующий процесс. Затем определяется, какие данные используются, какие системы участвуют в работе и где сотруднику приходится принимать решения или выполнять повторяющиеся действия.

После этого можно определить, какую часть работы способен выполнять AI и где необходимо оставить контроль человека.

Такой подход позволяет оценивать не саму технологию, а конкретный результат для бизнеса.

Если процесс действительно дает экономию времени или уменьшает объем ручной работы, его уже можно развивать дальше.

ИИ должен быть частью системы, а не отдельным инструментом

Главная ошибка при внедрении искусственного интеллекта заключается в том, что компании иногда рассматривают AI как отдельный сервис, который сотрудники должны самостоятельно использовать.

Но если человеку приходится каждый раз копировать информацию из одной программы в другую, формулировать запрос, проверять ответ и вручную переносить результат обратно, значительная часть преимуществ автоматизации теряется.

Поэтому при разработке AI-решения важно смотреть на весь процесс целиком.

Откуда поступает информация? Где она хранится? Что необходимо сделать с ней? Какой результат должен получить сотрудник? Какие действия выполняются после этого? Где требуется проверка человеком?

Ответы на эти вопросы позволяют превратить AI из обычного инструмента в рабочую часть бизнес-процесса.

Внедрение ИИ начинается с конкретной задачи

Искусственный интеллект не обязательно внедрять во всю компанию одновременно.

Иногда наиболее полезным решением оказывается небольшой процесс, который ежедневно выполняется несколькими сотрудниками и кажется совершенно обычным. Именно такие задачи часто дают хороший первый результат после автоматизации.

Если в компании есть процесс, который регулярно выполняется вручную, его можно разобрать и определить, какую часть работы имеет смысл передать AI.

В Delin мы занимаемся внедрением ИИ в бизнес-процессы, включая автоматизацию работы с документами, AI-агентов, интеграцию с 1С, внутренние бизнес-процессы и задачи отдела продаж.

Если у вас есть конкретный процесс, который сейчас выполняется вручную, его можно описать простыми словами. По этому описанию уже можно определить, имеет ли смысл автоматизация с помощью AI и каким может быть подходящее решение.